Frågor att ställa under ett medarbetarsamtal
I ditt jobb som chef ingår att hålla medarbetarsamtal med din personal. Du behöver därför känna till vilka frågor du bör, kan och får ställa. Och inte ställa, för den delen. Vår utbildning, som tar upp både medarbetarsamtal och svåra samtal, heter kort och gott Chefens samtal. Under denna utbildningsdag går vi igenom vilka frågor som är OK och vilka som du ska undvika. Det är en heltäckande utbildningsdag i de samtal du som chef behöver kunna hålla. Om du även behöver lite mer kött på benen kring ledarskap ska du kasta ett öga på vårt utbud av ledarskapsutbildning.
Anledningar att gå vår utbildning i att hålla medarbetarsamtal
Du spar både tid och oro om du går vår utbildning i att hålla medarbetarsamtal och svåra samtal. Du lär dig bland annat hur du:
- planerar och strukturerar ett effektivt medarbetarsamtal
- kommunicerar tydligt och konstruktivt med dina medarbetare
- ger och tar emot feedback på ett bra sätt
- hanterar svåra situationer och konflikter
- sätter upp mål och utvecklingsplaner tillsammans med dina medarbetare
- följer upp och utvärderar medarbetarsamtalen
Bra för den nya chefen
Utbildningen i svåra samtal är speciellt värdefull om du är ny som chef. Det är lätt att bli osäker på vad du kan och får säga. Med kunskaper i såväl regler som samtalsmetodik och arbetssätt i dialogen blir samtalet så mycket enklare. Du slipper mycket av stressen som ett jobbigt samtal kan föranleda, när du är väl förberedd. Du kommer då att vara beredd på mothuggen som kan komma och har fått tekniker för att bemöta dem.
Exempel på frågor att ställa under medarbetarsamtalet
Vilka frågor du ska ställa beror självklart på flera olika parametrar. Det beror på typen av arbetsuppgift, hur länge medarbetaren jobbat, tidigare samtal och så vidare. Nedan följer lite tips på frågor att ställa och som du kan omformulera vid behov så att det passar för just din medarbetare. Till varje fråga följer en förklaring till varför du bör ställa den och vad du bör tänka på.
1. Vilka anser du vara dina huvudsakliga arbetsuppgifter?
Det är viktigt att både du som chef och medarbetaren är överens om vilka arbetsuppgifter som individen är anställd för att utföra. Arbetet kan komma att skifta genom åren och det är inte ovanligt att de ursprungliga uppgifterna kompletteras med nya. Arbetstagaren tycker olika mycket om olika uppgifter och kan tendera att "glömma bort" de som inte är så roliga. Diskutera de uppgifter som är viktiga att de blir utförda och varför. Om uppgifterna har glidit iväg under året, se till att föra tillbaka dem på rätt spår.
2. Hur ser dina kunskaper ut och hur använder du din kompetens i arbetet?
När medarbetaren blev anställd hade han eller hon en uppsättning kompetenser som passade för arbetet. Kontrollera under medarbetarsamtalet att medarbetarens kompetenser bli använda på rätt sätt. Kanske har han/hon kunskaper som inte blir nyttjade? Det är också viktigt att säkerställa att kunskaperna har hängt med i utvecklingen. Undersök om några delar fattas och om medarbetaren behöver komplettera med utbildning för att uppdatera kunskaperna.
3. Har du förslag till förbättringar av verksamheten?
Det är de som utför de praktiska arbetsuppgifterna som bäst känner till vad som kan blir bättre. Ta därför tillfället i akt och stäm av om medarbetaren har tips på förbättringar. Det kan vara små saker, som bättre rutiner, eller större områden, som utökat sortiment. Som chef är det viktigt att du tar tillvara erfarenheterna som dina anställda har. Dessutom stärker du deras självförtroende och deras lojalitet till företaget genom att fråga efter deras åsikter.
4. Hur fungerar din relation till mig som chef?
Om du ska få ett ärligt svar på denna fråga under medarbetarsamtalet beror på den relation som du hittills har byggt upp med medarbetaren. Det här är således ingen fråga som du kan ställa lättvindigt. För att få ett rakt svar behöver din relation till medarbetaren bygga på ömsesidig respekt och förtroende. Den anställde måste kunna känna sig trygg med att det som blir sagt inte påverkar anställningen på något sätt. Du behöver vara tillräckligt trygg i dig själv för att kunna ta eventuellt kritik på ett konstruktivt sätt. Här bör även finnas utrymme för att du ska kunna ta upp hur du ser på er relation och om det finns behov av förändring.
5. Vilken respons på ditt arbete tycker du att du får?
En del chefer uppskattar sin personal och talar gärna om det. Andra uppskattar medarbetarna jättemycket, men säger det inte. Vilken typ av chef är du? Här har du chansen att ta reda på det. Alla människor behöver uppskattning och beröm när de gör något bra. De behöver även konstruktiv kritik när något gått fel. Lyssna in vad medarbetaren säger på denna fråga och ta till dig av svaret. Se det som en möjlighet att förbättra både er relation och arbetstagarens prestation.
6. Vad ser du för utveckling av dig själv och arbetet?
Framtiden är viktig för den anställde. Du behöver ställa denna fråga under medarbetarsamtalet för att kunna erbjuda rätt utvecklingsmöjligheter. På sikt innebär detta även att behålla medarbetaren inom företaget. Gör upp en plan med utbildningar, kurser och seminarier som ni båda ser som ett led i utvecklingen. Det kan vara en kurs i Excel eller en utbildning i kundservice. Kanske en utbildning i presentationsteknik är på sin plats eller en ekonomikurs. Utbudet är stort och förbered dig gärna genom att hämta hem utbildningsfoldrar från olika utbildare.
Många fler frågor finns
Det här var bara ett exempel på olika frågor som du kan ställa under medarbetarsamtalet. Det finns lika många varianter på frågor som det finns chefer och anställda. Försök att förbereda frågor som du verkligen vill ha svar på, inte sådana som du känner att du måste ställa. Om du upplever att medarbetaren inte är konstruktiv under mötet kan det vara lämpligt att skjuta på det. Ta gärna först reda på orsaken. Ligger förklaringen utanför eller inom arbetet? Om det ligger utanför kan ni flytta fram medarbetarsamtalet. Om det istället handlar om arbetet kan det vara bra att ta reda på vad det gäller, innan själva samtalet börjar.
En utbildning i samtal förbereder dig
Vissa medarbetarsamtal kommer kanske alltid kännas jobbiga. Men med lärdomarna från utbildningen Chefens samtal vet du hur du kan ta dig an svåra situationer. Du lär dig att hantera dem på ett direkt och korrekt sätt. Det underlättar enormt mycket att vara väl förberedd. Genom att var rustad med kunskaper om hur du till exempel hanterar påhopp och skällsord ökar din säkerhet inför samtalen. Du får ökad kompetens om konflikthantering, bemötande av missnöje och diverse anklagelser. Genom att höja kunskapsnivån i samtalsteknik minskar stressen. Du känner lugn istället för oro inför samtalen.
Konkreta lärdomar
Under utbildningen får du relevanta och konkreta lärdomar kring olika samtal du har som chef. Bland annat tar utbildningsledaren upp exempel som tydliggör olika problemsituationer. Du får öva på hur du hantera samtal som tar upp sämre prestationer, missbruksproblem, mobbning, samarbetsproblem och misskötsel, för att nämna några. Även problem med hög sjukfrånvaro och låg arbetsmoral kommer upp på utbildningens agenda. Att kunna bemöta och hantera alla dessa frågor är viktiga för dig som chef och en utbildning ger dig värdefull vägledning.
Ur innehållet i utbildningen
Utbildningen innehåller flera olika delar, eftersom den tar upp både medarbetarsamtal och svåra samtal. Bland kursmomenten hittar vi förberedelser inför båda typerna av samtal och praktiska exempel. Lösningar på svåra samtal presenteras. Hur du kommunicerar, lyssnar och uppmuntrar till samtal ingår också. Innan utbildningsdagens slut kommer du att se helheten i samtalen. Du kommer att kunna utvärdera prestation och kompetens och ge feedback. Du lär dig jobba med något som vi kallar två-faktorteorin och får ta del av konkreta exempel på bra och mindre samtal.
Frågor om alkoholmissbruk, mobbning och trakasserier
Att behöva tillrättavisa sin personal och framföra klagomål eller besvikelser hör väl knappast till någon av chefens mer roliga arbetsuppgifter. Men ibland är det absolut nödvändigt att ta ett samtal om exempelvis ständiga förseningar, slarvigt utfört arbete eller samarbetsproblem. Än jobbigare kan det bli om det gäller faktorer som exempelvis ett misstänkt alkoholmissbruk, mobbning och trakasserier eller uppsägning.
Öka kompetens och kännedom om människor
God ledarskapskompetens och människokännedom underlättar vid dessa svåra samtal. Det gäller både för dig själv och den eller dem du behöver föra samtalet med. Vår utbildning utökar dina kompetenser i bemötande och konflikthantering och gör dig till en mer skicklig samtalspartner. Du lär dig do´s and dont´s och förstår bättre vikten av medarbetarsamtalens funktion. De är essentiella för att forma och behålla en god och respektfull arbetsmiljö.
Att hålla svåra samtal med medarbetare
Alla människor är olika och som chef behöver du lära dig att hantera och anpassa dig efter olika personligheter. Detta kan vara särskilt viktigt när du behöver hålla svåra samtal med en medarbetare. Genom att försöka förstå bakgrunden till dina medarbetares agerande, och möta dem med respekt och kompetens kan samtalen bli mindre smärtsamma och mer konstruktiva.
Det ligger i förberedelserna
Att vara väl förberedd och framföra tydliga budskap är viktiga faktorer för att lyckas hålla konstruktiva samtal om svåra personalfrågor. Om du dessutom är väl insatt i arbetsrätt kommer du även att agera juridiskt korrekt. Vår utbildning hjälper dig att skaffa den kompetens och den förkunskap som du behöver för att kunna agera på ett professionellt sätt.
Ta del av praktiska exempel
Utbildningen Chefens samtal erbjuder dig praktiska exempel på frågeställningar som kan komma upp under medarbetarsamtalet. Du får ta del av lösningar på svåra samtal och får öva dig inför olika tänkbara scenarion. Vi lär dig hur du samtalar om olika problemsituationer såsom mobbning, misskötsel av arbete, hög sjukfrånvaro med mera. Du får också lära dig vad du bör tänka på när du ska meddela svåra beslut som exempelvis uppsägning eller omplacering.
Lyssna till medarbetaren med respekt
Kursen tar upp flera viktiga faktorer, såsom konsten att lyssna och att genomföra svåra samtal med omtanke och respekt. Du ska dels ge respekt till den anställde, dels få respekt tillbaka. Båda är lika viktiga, men tänk på att du som chef sitter i maktpositionen. Det innebär att du behöver vara extra tydlig i ditt förhållningssätt. Vi tar upp vad du behöver tänka på vid olika situationer, så att du får en stark och trovärdig grund att stå på när du ska ta dig an medarbetarsamtalet.
Kunskaper i kommunikation och konfliktlösning
Det är aldrig lätt att behöva ta upp obekväma saker med en medarbetare. Det är jobbigt att behöva ge besked som du vet personen helst hade sluppit höra. Vid svåra samtal kan du som chef få möta både ilska och tårar. Genom kunskap och förberedelser kommer du slippa mycket av den stress och oro som du kan känna inför medarbetarsamtalet. Du kommer även att veta hur du på bästa sätt kan möta och underlätta för din medarbetare.
Kompetensutveckling i att hålla samtal är viktigt
En utbildning erbjuder dig ökad kompetens och uppdaterade metoder i att ställa frågor och samtala. Du utvecklar dina kunskaper i kommunikation, dialog och konfliktlösning. Att gå en utbildning hjälper dig med hela processen som medarbetarsamtal kan innebära. Det kan handla om förberedelser, själva samtalet och den viktiga uppföljningen. Detta sistnämnda är det lätt att förbise, men den delen är viktig. Utan uppföljning sker sällan någon verklig utveckling.
Låt samtalen lyfta alla i teamet
Du som chef har ett ansvar att lära känna dina medarbetare. Först då kan du ge adekvat feedback. Avsätt en dag för en utbildning i att hålla medarbetarsamtal. Då lär du dig hur du anpassar din feedback efter just din grupp. Din uppgift är att skapa ett bra team som tillsammans når bra resultat. Detta är inte möjligt om du inte tar dig tiden till att lära känna varje individ. Som chef ska du hitta varje medarbetares unika talang. Detta gör du genom att prata med varje anställd om vad han eller hon tycker bäst om med sitt arbete.
Inte bara medarbetarsamtal
Medarbetarsamtal fyller ofta sin funktion, men att sitta ner på tu man hand med sin chef en gång om året är inte tillräckligt. Genom att med genuint intresse möta dina medarbetare och ge feedback på ett bra sätt skapar du goda relationer. Förutsättningarna ökar för att du ska kunna bygga ett starkt team när du förstår personalens olika personligheter. Det är du lär känna dem och deras drivkrafter, både på och utanför jobbet, som verklig utveckling sker.
Lönesamtal
Att hålla medarbetarsamtal är en speciell arbetsuppgift för chefen. Förväxla dock inte samtalen med lönesamtal. Du behöver inte prata om lön under ett medarbetarsamtal, även om det vanligt att det kommer upp. Om du inte vill prata om lönen behöver du vara tydlig redan i inbjudan med att detta inte tas upp. Bestäm då ett separat möte om lönen. Behöver du gå en utbildning för att hantera löneförhandlingen så gör det i god tid. Som chef kan det vara svårt att veta vad som gäller. Red ut det från början så blir det inga oklarheter. Är du dessutom ny som chef och saknar ledarerfarenhet gör du klokt i att först gå en kurs i till exempel arbetsrätt. Där lär du dig grunderna i villkoren för personalen och vilket ansvar du har.
Oenighet under medarbetarsamtalet
Under ett medarbetarsamtal kan du ibland råka ut för krävande situationer. Saker kan komma upp som skapar oenighet mellan er. När du är ny som chef kan det vara speciellt jobbigt att hantera. Gå därför vår utbildning Chefens samtal före du sätter dig i ett samtal med medarbetare. Där går vi igenom även svåra samtal. Du lär dig att hantera osämja och konflikter och även att förebygga dem. Ibland kommer du att ha krävande medarbetare framför dig under samtalet. Det kan uppstå komplicerade situationer, där du som chef behöver hjälpa dina medarbetare att komma vidare. Att lära sig konflikthantering och svåra samtal är centralt för den som går in i uppdraget som chef. En bra ledarskapskurs inom ämnesområdet ger dig många nya infallsvinklar och metoder som gör det lättare att hantera oenigheterna.