Vad göra vid hög arbetsbelastning?
En hög arbetsbelastning kan snabbt bli ohanterlig. Glädjande nog finns det flera strategier du kan använda för att hantera stress på jobbet. Här går vi igenom några tips.
Prioritera
Vad är absolut viktigast att göra bland dina arbetsuppgifter? Börja din resa mot en mer stressfri vardag genom att göra en lista över alla dina uppgifter. Prioritera dem sedan efter viktighet och brådska. Använd till exempel Eisenhower-matrisen och notera vad som är viktigt/bråttom.
Vad kan någon annan göra?
Kan någon annan göra en eller flera av dina uppgifter? Att lämna över ett ärende till en kollega kan göra underverk vid hög arbetsbelastning. Fundera på vilka uppgifter du kan delegera till andra. Det frigör tid och som en extra vinst ger det dina kollegor en möjlighet att utvecklas.
Använd ordet "nej"
Vi hög arbetsbelastning behöver du lära dig att säga "nej". Var inte rädd för att säga nej till nya uppgifter, om du redan har för mycket att göra. Att hantera en kollega eller chef som blir sur för att du säger nej till en uppgift kan vara en känslig situation. Det är viktigt att agera professionellt och respektfullt, samtidigt som du upprätthåller dina egna gränser. Här är några tips på hur du kan hantera situationen.
Förbered dig och var tydlig
Innan du säger nej, tänk igenom varför du inte kan ta på dig uppgiften. Var tydlig och konkret i din förklaring. Fokusera på fakta och undvik personliga åsikter. Var medveten om ditt kroppsspråk och tonfall. Håll dig lugn och professionell.
Visa förståelse och empati
Erkänn din kollegas frustration över att inte få hjälp. Säg till exempel: "Jag förstår att detta är viktigt för dig". Försök att sätta dig in i din kollegas situation och visa att du förstår varför du får frågan.
Förklara din egen situation
Förklara varför du inte kan ta på dig uppgiften. Var ärlig och transparent. Ge konkreta exempel på din nuvarande arbetsbelastning eller andra åtaganden. Undvik att ge vaga ursäkter eller att skylla på andra.
Erbjud ett alternativ
Om möjligt, erbjud alternativa lösningar. Kanske kan du hjälpa till på ett annat sätt, eller föreslå någon annan som kan ta på sig uppgiften. Var beredd att hjälpa din kollega att hitta en lösning, även om du inte kan ta på dig uppgiften själv.
Håll dig professionell
Även om din kollega blir arg eller upprörd, behåll ditt lugn och din professionalism. Undvik att gå in i en diskussion eller att försvara dig. Om situationen eskalerar, föreslå att ni tar en paus och fortsätter samtalet senare.
Dokumentera
Om situationen är allvarlig eller om din kollegas beteende är olämpligt, dokumentera vad som har hänt. Spara e-postmeddelanden eller andra bevis på din kommunikation. Om nödvändigt, prata med din chef eller personalavdelningen.
Organisera och planera din tid
Vid hög arbetsbelastning är det av stor vikt att ska ordning och reda. Se till att du har en tydlig struktur i ditt arbete. Du kan till exempel dela upp stora uppgifter i mindre delar. Det gör dem mer hanterbara och överskådliga. Använd kalendern till att planera in tid för varje uppgift. Det hjälper dig att hålla koll på tiden. Minimera distraktioner genom att stänga av notiser och undvik att kolla mejlen hela tiden.
Hög arbetsbelastning tar på kroppen
När du arbetar för mycket påverkar både kropp och sinne. En konstant hög arbetsbelastning kan på sikt göra dig sjuk. Det kan påverka sömn, ork och även relationerna till omgivningen. Ett bra sätt att börja är att ta pauser, även om du upplever att du inte har tid. Regelbundna pauser laddar batterierna och gör att hjärnan jobbar bättre. Ät och drick ordentlig. Slarva inte med lunchen och ha ett glas vatten inom räckhåll. En kort promenad eller lite stretching kan göra underverk.
Kommunicera till berörda parter
En hög arbetsbelastning kan inte tillåtas att bli konstant. Prata med din chef om situationen. Det kan finnas möjligheter att omfördela uppgifter eller skjuta upp deadlines. Kommunicera med dem du har runt omkring dig. Informera ditt team om din arbetsbelastning och be om hjälp om det behövs. Ibland kan avlastningen komma från oväntat håll, men om du inte säger något, kommer oftast inget stöd.
Hög arbetsbelastning i dagens tekniksamhälle
Idag finns en mängd digitala verktyg att ta till som kan underlätta vid hög arbetsbelastning. Det finns bland annat många appar och program som kan hjälpa dig att organisera och planera din tid. Har du Office 365 kan du använda deras AI, Copilot, för att effektivisera en mängd uppgifter. Fundera igenom om det finns uppgifter du ofta gör som du kan automatisera. Viss mejlhantering, rapportering eller sammanställning kan ofta göras med en AI idag.